Elon Musk plánuje kolonii na Marsu, účtárna je však stále v papírovém středověku

Přesto však nebyla vyřešena tak základní věc jako “digitalizace faktury”. Zbytečné papírování je dnes stále aktuálním problémem – 97% firem na českém trhu řeší problém papírové faktury. Účetní kvůli tomu obětují mnoho času zbytečnými rutinními činnostmi, jako je například skenováním, třídění pošty, manuální přepisováním faktur do účetního systému – konkrétně je to až 87% jejich pracovní náplně.

Jak doposud fungovalo účetnictví

I v 21. století v sobě účetnictví stále skrývá nesmyslné množství manuální práce. Toto může vyvolávat problém na několika místech. Z důvodu nízké nezaměstnanosti mají účetní firmy velký problém se získávání nových zaměstnanců na pozici tradičního účetního a čerství absolventi vysokých škol už o takovou pozici často nemají zájem. Mladí lidé nechtějí trávit svůj čas přepisováním faktur a rutinními procesy. Firmy také plně nevyužívají potenciál svých stávajících zaměstnanců, kteří nad účetnictvím sami tráví velkou část svého úvazku. 

Firmy budou nuceny vytvořit takové prostředí, aby bylo využito vzdělání i potenciál absolventů či stávajících zaměstnanců.

Nyní jen krátce pár informací o tom, jaký je proces faktury a v čem je zbytečně složitý. Účetní dostane do ruky fakturu dvěma způsoby – v 58% případů v papírové podobě a ve 42% případů e-mailem. Pro některé větší podniky je toto podstatná zátěž a musí mít dedikovanou pozici pouze na třídění samotné e-mailové pošty či skenování faktur. Poté se faktury archivují, procházejí počáteční evidencí, tisknou se pro fyzické podepsání a předávají se dalším oddělení pro vyplnění dodatečných informací jako jsou například střediska. Faktury jsou poté zadány do evidence, aby byl veden obecný přehled o stavu všech faktur. A až po tomto kroku dostává do ruky fakturu účetní oddělení, což mnohdy nemusí dopadnout dobře, jelikož v tomto procesu se často nějaké faktury ztratí a vůbec nedojdou do účetního oddělení. Pokud se to tak stane, stále není zdlouhavý proces u konce - zadání jedné faktury do účetního systému velmi často trvá až 45 minut, což je velmi neefektivní a demotivující.

Nedostupná digitalizace pro malé a střední podniky

Je sice pravda, že pro velké korporace už digitalizované účetnictví existuje, dosud ale nebylo představeno žádné vhodné řešení pro malé a střední podniky. Na trhu je 400 tis. právnických osob z toho 1 % tvoří enterprise klienti a zbytek jsou malé a střední podniky. Viníků je hned několik. Všechna současná řešení vyřeší pouze některé úseky účetního procesu. Pokud tedy chce klient automatizovat svůj účetní proces, musí platit za každou integraci, která mu pokrývá daný úsek.Většina účetních systémů je velmi zastaralá, a proto připojení těchto nových, moderních řešení bývá velmi nákladné a zabere velmi dlouhou dobu. 

Money, money, money

S manuálním zpracováním faktur souvisí i vyšší finanční náklady. Zrovna v účetnictví je třeba mít kvalifikované zaměstnance, které musíte zaplatit. A těchto lidí je na trhu práce poměrně nedostatek, často i z důvodů malé motivace, která byla zmíněna na začátku. Jakmile začne vaše společnost růst, tak nedostatek dobrých účetních může brzdit vaši společnost v růstu.  Často opomíjeným nákladem je i skladování všech faktur, které ze zákona musí být ve společnosti minimálně pět let. Při nesprávném skladování se může část dokladů  ztratit, což může způsobit ještě větší náklady. Nejde jen o náklady související s prací účetních, ale i administrativní náklady spojené s přípravou dokladů pro účetní, její evidencí (obvykle v excelu), manažerského času, také existují i skryté náklady spojené s tiskem a ukládáním – celkové náklady za zpracování jedné faktury se tak mohou pohybovat až kolem 590 Kč. K tomu se přidávají náklady na poštovné nebo obnovu ztracených dokumentů.

Dopady na životní prostředí

Problém manuálního účetnictví nespočívá pouze v plýtvání časem a finančními prostředky. Týká se také životního prostředí. V současné době se používá až příliš mnoho papíru – to zanechává ekologickou stopu v podobě vykácených lesů. V dnešní době je ekologie velmi aktuální téma a je potřeba věnovat planetě více pozornosti. Zmenšením spotřeby papírů tak ulevíte nejen vaší společnosti, ale také životnímu prostředí.

Všichni neví všechno

Management často nemá všechny informace a dostává je až s tříměsíčním zpožděním. Nedostávají se jim potřebné informace v reálném čase. Proto se management nebo klient účetní firmy uchyluje k vlastní interní evidenci mimo účetní systém. Dochází tak k dablování práce a obě strany nad doklady tráví velké množství času. 

Účetní firmy, ve snaze nabídnout klientovi nějaké řešení, směřují často své klienty do svých účetních systémů – účetní systémy jsou však často zastaralé, nebývají příliš uživatelsky přívětivé, cílí především na účetní potřeby jako vykazování státu pro správné zdanění nikoliv na potřeby jednoduché evidence pro manažery.

Chytřejší způsob digitalizace 

V čem je Digitoo jiné? Digitoo je online aplikace pro digitalizaci účetnictví, která pomocí umělé inteligence čte data z faktur a exportuje je přímo do účetního systému. Digitoo také dokáže načítat fakturu ve strukturované podobě jako ISDOC a zajistit tak 100% správnost dat. Digitoo řešení v sobě zahrnuje procesy jako schvalování faktur, také připravujeme placení přímo z aplikace a základní reporting pro manažery. Jsme první a jediné end-to-end řešení na trhu.

Účetní systémy jsou zaměřeny na potřeby správného zdanění státem, nijak však většinou neřeší způsob zadávání vstupních dat do nich ani přístupnost a přehlednost účetnictví pro manažery. 

Zároveň jsou účetní systémy postavené na starých technologiích, v starých programovacích jazycích, a tak je jejich napojení na nové technologie vytěžování složité. Nové technologie, narozdíl od starých, využívají tzv. API (Application Programming Interface) které umožňují jednoduché propojení a přenos dat mezi aplikacemi.

Účetní systémy však řeší velkou část agendy celé firmy a tak odejít na nějaké modernější řešení je téměř nemyslitelné. Proto se nesnažíme účetní systémy nahradit ale pouze digitalizovat celý fakturační proces až k zaúčtování v účetním systému.

Digitoo řešení tedy eliminuje manuální a časově náročné procesy spojené s fakturou napříč celou firmou, jako jsou:

Třídění pošty, skenování papírových faktur, archivace a dohledávání faktur, ruční přepisování faktur, zaúčtování a schvalování faktur

Standardní cyklus faktur ve firmě:

Digitoo využívá znalosti účetních systémů a účetních procesů pro správnou integraci do účetního systému, zároveň vytváří přívětivé prostředí pro zjednodušení celého procesu. Vytvoření účtu v Digitoo a připojení na váš účetní systém zabere sotva pár minut. S naším řešením je vše rychlejší a není třeba čekat až půl roku pro automatizaci vašeho účetnictví.

Naše řešení je plně cloudové, tudíž není potřeba být vázaný na konkrétní počítač.Není třeba se bát úniku vašich cenných dat, jelikož vše je chráněno spolehlivou technologií Google Drive. Tento typ řešení navíc nestojí žádné dodatečné náklady. Integrace do vašeho podniku je velmi rychlá a především i jednoduchá a není třeba dlouhých školení.

Jak funguje naše AI

Naše AI se skládá z několika vrstev neuronových sítí. Nejprve využíváme tzv. OCR (optical character recognition), které umí rozpoznávat znaky – když se tedy podívá na fakturu, dokáže poznat, co jsou písmena a čísla. Další vrstva tyto znaky ohraničí po logických skupinách. Poslední vrstva je hluboké učení. Dostane tzv. dataset (tedy obrovské množství faktur, které ručně anotoval tým lidí), data z něj si “přečte”, a potom na základě těchto dat umí rozhodnout, co jednotlivé rámečky znamenají.

Zachraňte peněženku!

Digitoo ale ušetří nejen čas s přepisováním, ale i peníze. Dodnes si digitalizaci účetnictví mohly dovolit pouze velké korporace, pro malé a střední podniky tedy nepřicházela v úvahu. S Digitoo ale vyjde automatizované účetnictví dokonce více než dvakrát levněji, než klasické – viz graf.

Závěrem

Umělá inteligence tedy není pro účetní žádnou hrozbou. Naopak, pomáhá ji rozvíjet svůj potenciál v tom, že kromě zbytečného papírování může upozornit vedoucí management na chyby v účetnictví či navrhnout tipy pro zlepšení.