Studie výhod automatizace účetních procesů

Úvod

Digitalizace a automatizace firemních procesů je v posledních letech často diskutovaným tématem. I přesto, že digitalizace přináší firmám, které ji úspěšně realizují, skvělé výsledky, účetní pořád věnují 69% až 80% svého času ručnímu zadávání dat a rutinním procesům. Mezi hlavní důvody, proč firmy své účetní procesy nedigitalizují, patří zejména podceňování nákladů na současné “papírové” zpracování a fakt, že digitalizace může být drahá a složitá, obzvlášť pokud je cílem využívat více aplikací pro různé části procesu, jako je vytěžování faktur, schvalování či reporting.

V naší studií se dozvíte o mnoha nákladech, které dnes většina firem podceňuje, o výhodách digitalizace vašich účetních procesů a také to, jak tento proces rychle a efektivně nastartovat právě s Digitoo.

Papírový svět

Pro většinu lidí je dnes už úplně běžné komunikovat digitálně nejen s rodinou a přáteli, ale také s obchodníky nebo úřady. Ve světe firem a jejich účetnictví to bohužel zatím neplatí. Věděli jste, že:

Známé i neznámé náklady

V našem modelovém příkladě dosahují skutečné dlouhodobé náklady na zpracování jedné papírové faktury až 71 Kč. Při tisíci dokumentech za měsíc tak roční náklady pouze na jejich zpracování dosahují až 852 tisíc korun. Díky digitalizaci je však možné tyto náklady významně snížit!

Úspory z digitalizace

Jak vám tyto náklady může digitalizace snížit? Samozřejmě potřebujete řešení, které dnešní papírové zpracování nahradí jednoduchou digitální formou. Realizovaná úspora pak může znamenat více než polovinu všech finančních nákladů. Pokud se rozhodnete pro digitalizaci s Digitoo, tak vaše typické náklady na službu se budou skládat pouze ze tří částí – jednotkové ceny za zpracování faktury, nákladů na integraci a paušálních poplatků za užívání služby.

Pro jednoduchý modelový příklad zpracování 1 000 faktur za měsíc můžou ceny v přepočtu na jednu fakturu vypadat například následovně:

• Jednotková cena za zpracování faktury = 5 až 7 Kč – pro ilustrační účely používáme průměrnou hodnotu 6 Kč. (Finální cena závisí na počtu zpracovaných faktur.)
• Náklady na integraci = 1,83 Kč
• Paušální poplatky za užívání služby = 6,80 KčCelková úspora tak představuje stovky tisíc korun ročně, konkrétně až o 78 % méně finančních nákladů než v případě papírového zpracování a prakticky kompletní eliminaci skrytých nefinančních nákladů.

Integrace – drahá a složitá?

Pokud jste přesvědčeni o tom, že se chcete zbavit všech nákladů papírového provozu a digitalizovat vaše účetní procesy, je před vámi ještě výzva samotné realizace. Na dnešním trhu se můžete setkat s mnoha problémy, které digitalizaci doteď zásadně komplikovaly:

• Na trhu již existuje několik aplikací pro vytěžování faktur, jako například Rossum či řešení od Googlu. Dnes používané účetní systémy však často nejsou vůbec na jejich integraci připraveny. Ta pak může být velice nákladná, od stovek tisíc korun až přes milion korun – ze 400 tisíc právnických osob v ČR je pouze 1 % velkých korporací, které mají rozpočet na integraci s takovými náklady.
• Každé řešení na trhu řeší pouze část procesu – pokud chcete nejenom automaticky vytěžovat faktury, ale i zjednodušit jejich schvalování či vybudovat reporting, každá funkcionalita znamená další aplikaci a další integrační projekt.
• Integrace v současné podobě je nejenom drahá, ale také zdlouhavá – může trvat dle složitosti systému od několika měsíců až po jeden rok.

Digitalizace chytře a jednoduše?

Naším cílem je, aby digitalizace účetních procesů byla jednoduchá a přístupná i malým a středním podnikům, nejenom jednomu procentu těch největších. Proto se nejedná o žádný obávaný půlroční integrační projekt – s Digitoo můžete začít jednoduše a hned:

V současné době jsme již s naší aplikací propojili následující účetní systémy: Helios, Pohoda, Abra Flexi, Money S3, 6K, idoklad a další připravujeme. Nabídku účetních systému budeme postupně rozšiřovat. Pokud chcete, abychom prioritně připojili i váš systém, tak se nám neváhejte ozvat.

Naším cílem je digitalizace účetnictví na tři kliknutí. Celý proces integrace lehce zvládne každý, protože je velmi jednoduchý a uživatelsky přívětivý.

Pokud byste si ale i přesto nebyli jistí, tak nám můžete napsat na [email protected] a my vám moc rádi poradíme.