Vsaďte na digitalizaci a automatizaci faktur v ABRA Flexi s Digitoo

Využíváte k prodeji vašeho zboží či služeb automatizovaný e-shop, ale přitom faktury pořád zadáváte do účetního programu ručně? Pak je nejvyšší čas to změnit. 

Určitě vám každý měsíc přichází faktury od vašich dodavatelů za obalový materiál, poštovní nebo jiné služby. Do toho se přidávají klasické účtenky z benzínky za služební jízdu, nebo z obědu s obchodním partnerem. Samozřejmě je ve vašem zájmu vše dát do účetnictví, ale sběr veškerých faktur či účtenek, jejich skladování a následné přepisování do účetního programu zaměstnává hned několik lidí na desítky hodin měsíčně. Jak tedy vše zautomatizovat a zdigitalizovat, abyste ušetřili nejen čas, ale i peníze? 

Digitoo vám pomůže ušetřit čas i nervy

Sami to známe na vlastní kůži, s příchodem účetních závěrek často nastává zběsilý hon za všemi fakturami a účtenkami, které si můžete dát do účetnictví. A nezáleží na tom, zda jste menší e-shop s externí účetní firmou nebo velká firma s celým účetním oddělením. Vždy sběrem a posíláním faktur strávíte zbytečný čas a to teprve pak přichází na řadu samotné přepisování veškerých údajů do účetního programu. Právě proto jsme přišli s nástrojem Digitoo – od účetních pro účetní, který ale zároveň ušetří čas i nervy celé vaší firmě.

Digitoo funguje na bázi umělé inteligence, která za vás převezme zbytečné úkony a udělá z nich záležitost na pár kliknutí. Klasicky byste vkládali a zaúčtovávali fakturu přímo v programu ABRA Flexi. Přitom byste vše přepisovali ručně. Digitoo díky umělé inteligenci umí vložené faktury v aplikaci přečíst a vyplnit údaje za vás – od jména dodavatele, vás jako odběratele, vyfakturované částky až po výši DPH nebo střediska, zákázky a kódu DPH či zboží. Vše pak jedním kliknutím přenesete do účetního softwaru, kde se doklad automaticky zaúčtuje.

Co všechno s využitím aplikace získáte

• ušetřený čas pro celou vaši firmu, protože už nebudete muset faktury skenovat, přepisovat nebo ukládat do složek a složitě posílat vaší účetní;
• efektivnější práci, protože vy ani vaši zaměstnanci nebudete muset s každou fakturou chodit za účetními nebo jim ji posílat, a těm odpadne zdlouhavé manuální zadávání faktur;
• zjednodušené placení, díky kterému můžete zaplatit souhrnně všechny faktury přímo skrze Digitoo;
• rychlé dohledávání faktur, které se všechny nachází na jednom uložišti a můžete k nim dát přístup všem, kteří s nimi pracují. To se obzvlášť hodí v případě, že máte najatou externí účetní firmu;
• snadný přehled financí, protože na jednom místě zjistíte, kolik jste za určitý měsíc zaplatili, a to i ve chvíli, kdy ještě nebudou částky zaúčtovány;
• bezpečnost při práci s fakturami, na kterou se nás klienti často ptají. Digitoo přenáší z vašeho účetnictví jedinou informaci, a tou je číslo dokladu, aby vyhledávání ve fakturách bylo co nejjednodušší. Veškeré úpravy faktur pak slouží pouze a jen k vylepšení umělé inteligence, která vám šetří čas;
• zelenější planetu, protože zbytečně nespotřebujete papír na tištění faktur.

Jak celá digitalizace a automatizace funguje v praxi

Celé připojení na ABRA Flexi zabere pouze pár minut. Nejdříve je potřeba vytvořit si v Digitoo účet pomocí zadání e-mailu a telefonního čísla. Na e-mail vám pak přijde odkaz pro vytvoření hesla a pomocí přihlašovacích údajů se dostanete přímo do rozhraní, kde si vyplníte údaje o vaší účetní jednotce a především napojíte nástroj na účetní program ABRA Flexi. S tím vám pomůže jednoduchý videonávod, který vás celým procesem provede krok po kroku. 

Jakmile máte napojené Digitoo na cloudovou, nebo desktopovou verzi ABRA Flexi, můžete začít s nahráváním a schvalováním faktur. Faktury můžete do Digitoo nahrávat ručně, ať už po jedné, nebo výběrem více faktur. Stejně tak ale můžete zautomatizovat i tento proces, protože v účtu najdete e-mail, na který poté faktury zasíláte. Tento způsob vám ušetří čas obzvlášť ve chvíli, kdy více vašich zaměstnanců zasílá faktury. Nemusíte pak faktury stahovat a nahrávat ručně, ale vše se nahraje do Digitoo automaticky, jakmile fakturu zašlete na daný e-mail například ve formátu .pdf, .jpg, nebo .png.

Po nahrání faktury přistupujete k její kontrole. Zaměříte se především na správně zvolený typ faktury a veškeré další údaje na faktuře, které jsou klíčové pro následnou další práci s ní. Umělá inteligence vyvinutá v naší aplikaci vám pomůže většinu údajů sama detekovat a předvyplnit. Pokud se v něčem zmýlí a vy to správně opravíte, tak při další faktuře už sám nástroj vše vyplní správně. Čím více aplikaci používáte a čím více faktur zkontrolujete, tím se umělá inteligence stává přesnější. 

Faktura se vám do účetního programu přenese ve chvíli, kdy zmáčknete tlačítko odeslat. Všechny faktury pak najdete přímo v účetním programu, ale pracovat s nimi můžete i přímo v Digitoo, kde si je jednoduše vyfiltrujete podle toho, co zrovna hledáte.  

Digitoo se neustále vylepšuje díky feedbacku od klientů

Naši klienti pro nás nejsou jen čísly ve statistikách registrací, ale úzce s nimi spolupracujeme, a právě oni nám pomáhají celý proces ještě vylepšovat. Jedním z našich klientů, kteří využívají napojení Digitoo na ABRA Flexi, je například e-shop naboso.cz v čele s majitelkou Andreou Součkovou, která k naší spolupráci říká: „Náš příběh s Digitoo začíná na školení v ABRA, kde se o nástroji dozvěděla naše účetní. Dříve jsem to byla já, kdo zadával dva dny v kuse faktury. Nestíhali jsme a DPHčko jsme odevzdávali těsně před půlnocí na konci termínu odevzdání. Nyní díky Digitoo máme vše aktuální na denní bázi. Velmi jsme ocenili také jednoduchou implementaci, kdy do dvou minut byl nástroj napojený na náš účetní program. Naše účetní si rovněž chválí zákaznickou podporu, která má vždy lidský přístup.“

Chcete si váš pracovní život s fakturami zjednodušit i vy? Pak není nic jednoduššího než se zaregistrovat do Digitoo. Pokud byste měli jakékoli otázky, nebo potřebovali s nastavením pomoct, neváhejte se nám kdykoli ozvat.