Jak na automatizaci a větší efektivitu práce v účetním systému Pohoda

Pracujete v Pohodě a přemýšlíte nad tím, jak zefektivnit vaši práci? Nebo máte firmu a chcete, aby účetní oddělení mělo více času na důležitější úkoly, než je zdlouhavé přepisování papírových faktur do elektronické podoby? Pak je nejvyšší čas zamyslet se nad automatizací a digitalizací, která vám uvolní ruce a ušetří čas. 

Představte si, že vám všechny faktury přijdou přímo do nástroje, který je zpracuje. Tedy vyhodnotí, v které části se nachází jméno dodavatele nebo to, kde se nachází částka, na kterou je faktura vystavená. Jednoduše z ní vyčte vše potřebné a po schválení data přenese rovnou do účetního programu Pohoda. Zní to jako váš účetní sen? Pak se pojďte společně s námi podívat, jak si ho díky Digitoo splnit. 

Jaké jsou výhody Digitoo

Digitalizace a automatizace mnohým zní jako vzdálený a obecný koncept. Často se setkáváme s tím, že si klienti neumí plně představit, co díky ní získají. Ve chvíli, kdy dáte zelenou Digitoo, tak dáte zelenou také:

• času, který ušetříte vy i vaše účetní oddělení, protože už nebudete muset faktury skenovat, přepisovat nebo ukládat do složek;
• efektivnější práci, protože účetním odpadne zdlouhavé manuální zadávání faktur do systému Pohoda;
• zjednodušenému placení, díky kterému můžete zaplatit souhrnně všechny faktury přímo skrze Digitoo;
• snadnému přehledu financí, protože na jednom místě zjistíte, kolik jste za určitý měsíc zaplatili, a to i ve chvíli, kdy ještě nebudou částky zaúčtovány;
• planetě, která díky vám bude zelenější, protože zbytečně nespotřebujete papír na tištění faktur.

Zajímají vás i další výhody automatizace účetních procesů? Přečtěte si naši studii a zjistěte, jak díky digitalizaci a automatizaci můžete ušetřit až stovky tisíc korun ročně. 

Jak připojit Digitoo na účetní software Pohoda

Prvním krokem je registrace, tedy vytvoření účtu v Digitoo, kde vám po vyplnění e-mailu a telefonního čísla přijde potvrzení na váš e-mail. Poté už stačí jen kliknout na odkaz v e-mailu, zadat si název firmy, který budete mít v účtu, a nastavit si heslo. Po přihlášení se pak dostanete přímo do rozhraní nástroje Digitoo.

Samo rozhraní vás provede dalšími kroky. Jako první si přidáte účetní jednotku, u které je potřeba vybrat region, ve kterém se vaše firma pohybuje, a váš účetní program, tedy Pohoda. Poté vyplníte veškeré údaje o účetní jednotce, vaší firmě. V případě výběru jazyku a měny doporučujeme oboje zvolit podle toho, z jakých zemí a s jakými měnami vám nejčastěji chodí faktury. Pokud obchodujete zejména v rámci Evropy, jsou pro vás například výhodnější Eura než české koruny, aby práce s fakturami byla co nejjednodušší. V tomto kroku máte také možnost přidání záložky „ke schválení“, která přidá schvalovací mezikrok před odesláním dokumentů. 

Poté si stáhnete instalační soubor, takzvaného agenta, díky kterému propojíte Digitoo s vaší účetní Pohodou. V tomto momentě už vás dělí jen poslední krůček od finálního propojení. S tím vám přímo v rozhraní pomůže také podrobný textový návod i videonávod. Zbývá už jen spustit staženého agenta, vyplnit přihlašovacích údajů do Pohody, které jsou nezbytné k propojení, a připojit účetní jednotky. Tam zadáte název účetní jednotky, název datového souboru z Pohody a token zkopírovaný z nástroje Digitoo. A napojení na Pohodu máte hotovo. 

Jakým způsobem funguje Digitoo v praxi

Digitoo slouží k jednoduché digitalizaci faktur, tak jak je tedy do nástroje dostanete? Máte dvě možnosti – ručně skrze nahrání souborů do nástroje, nebo pomocí zaslání faktur na e-mail, který najdete po rozkliknutí přijatých faktur nahoře pod názvem vaší účetní jednotky. To oceníte zejména, pokud vám faktury zasílá více oddělení z vaší firmy. Stačí pak všem dát k dispozici tento e-mail a veškeré faktury, ať už nafocené ve formátu .jpg nebo v .pdf přímo od dodavatele, anebo v jiných formátech, se po zaslání na e-mail nahrají přímo do Digitoo.

Po nahrání faktury už pokračujete ve stejném principu, jako je účtování v Pohodě. Při kontrole se zaměříte na správně zvolený typ faktury a také další údaje na faktuře. Pomocí umělé inteligence je nástroj schopen většinu věcí sám detekovat a to, co ne, sami opravíte a při další faktuře už se systém naučí, co má správně vyplnit. To znamená, že čím více faktur zadáte a zkontrolujete, tím se nástroj stane přesnějším. 

K odeslání do účetního programu dochází tehdy, když fakturu odešlete. Pozor, pro přenos je vždy potřeba mít zapnutého nainstalovaného agenta. Doporučujeme si nastavit buď automatické zapínání spolu s počítačem, anebo myslet na zapnutí ve chvíli, kdy zpracováváte faktury. Veškeré kontroly a nahrávání faktur jste si pak schopni sami zkontrolovat v agentovi, který vás informuje o každé činnosti, kterou vykoná. 

Klienti se nás často dotazují také na bezpečnost celého procesu. Můžeme vás tedy ujistit, že jedinou informaci, kterou agent přenáší směrem z Pohody do Digitoo, je interní číslo dokladu, které se vám poté přepíše do nástroje pro snadnější správu. Veškeré vaše úpravy faktur a jejich dolaďování pak slouží pouze k vylepšování celé umělé inteligence tak, aby vám klientům přinesla co největší úsporu času. 

Co na Digitoo říkají klienti

Digitoo je nástroj od účetních pro účetní, je pro nás proto klíčové, jak se s ním pracuje přímo firmám a odpovědným osobám. Na základě jejich zpětné vazby pak vše ještě vylepšujeme a vymýšlíme další vychytávky, se kterými bychom mohli podat pomocnou ruku. 

Všechny výhody Digitoo a propojení s účetním systémem Pohoda využívá například firma Flexity a její zakladatel Tomáš Sokol o svém byznysu i Digitoo říká, že: „Vzhledem k tomu, že je náš byznys postavený na online systémech, digitalizace účetnictví byla pro nás přirozeným krokem. S růstem e-shopu se nesla ruku v ruce i narůstající administrativa a množství papírů, které bylo potřeba zpracovat. Rostl i počet chyb a oprav, které bylo potřeba udělat, a tím pádem rostl i stres. Přepisování údajů nám přišlo jako neefektivní ztráta času, proto jsme dlouho hledali řešení, které nám získá čas na podnikání, sníží množství papírů a zpřehlední informace. 

Na Digitoo jsem narazil čistou náhodou přes PR článek ještě v začátcích a vzhledem k tomu, že jsem věděl, že právě tímto směrem se chceme vydat, oslovil jsem je. Rychle jsme našli společnou řeč a zjistili, že je to přesně to řešení, které bude vyhovovat našim potřebám. Digitoo má skvělý zákaznický support a i když je produkt stále ve vývoji, tak za ty měsíce spolupráce vidíme velký posun a oceňujeme, že právě náš feedback často padne na úrodnou půdu a v brzké době se zapracuje. Okamžitě nám to přineslo lepší přehled ve fakturách a dobách splatnosti. Po vyladění procesů se nám významně zkrátil čas nahazování faktur a zrychlilo se i zpracování celého účetnictví, které provádíme na měsíční bázi. 

Díky bezpečnému přístupu můžeme sdílet data přímo s účetní firmou a zvládneme si vždy dohledat, co potřebujeme, což všichni oceňují. Čím déle Digitoo používáme, tím více nových procesů nás napadá na zefektivnění účetnictví a získání větší hodnoty z celého procesu. Zapojili jsme do procesu více lidí z týmu, díky čemuž se i mně rozvázaly ruce a můžu tak věnovat větší množství času budování firmy. 

Samotná implementace byla velmi rychlá a bezproblémová. Chvíli nám trvalo správně nastavit účetní třídy a sladit celý proces, aby data byla přesná a správná. Díky vývoji ze strany Digitoo a machine learningu jsme však už po pár měsících cítili značné zlepšení a získali ještě větší důvěru v používání Digitoo. 

Dnes zvládneme běžné faktury zpracovat v rámci sekund nebo minut. Přenesli jsme i celý proces úhrad dodavatelům na přehledy v Digitoo a do značné míry i zautomatizovali přeposílání faktur z e-mailů přímo do Digitoo. Odpadlo nám tak mnoho manuální práce. Do budoucna si umíme představit i zadání příkazů do banky přes API, plánování plateb a lepší řízení cashflow.“ 

Pořád si nejste jistí, že je pro vás digitalizace to pravé, nebo byste potřebovali pomoct s propojením Digitoo na účetnický program Pohoda? Rádi to s vámi probereme a odpovíme na všechny otázky, které můžete mít. Stačí nás kontaktovat.