Transformujte vaši účetní firmu do 21. století aneb jak na digitalizaci účetnictví

Slovíčko digitalizace se skloňuje snad napříč všemi obory a setkáváme se s ním každodenně v našem osobním i pracovním životě. A není se čemu divit, že především ve firmách se jedná o ožehavé téma, protože spousta z nás tráví pracovní čas zbytečnými úkony, které by se daly lehce zautomatizovat a zdigitalizovat. Tím by zbylo více času na řešení mnohem palčivějších otázek, například jak posunout firmu kupředu, nebo přinést klientům větší přidanou hodnotu. 

Ne jinak je tomu v případě účetních oddělení a především účetních firem. Právě účetní stráví až 69 % svého času manuálním zadáváním dat a rutinními činnostmi. Pojďme se společně podívat, jak využít výhody 21. století ve svůj prospěch a nakopnout digitalizaci ve vaší účetní firmě. 

Proč firmy stále nevyužívají digitalizaci

Říkáte si proč, když přináší digitalizace takové benefity, ji nevyužívají všechny firmy, ale v Česku jen 3 % z nich? Nejčastějším důvodem je vysoká cena a dlouhá integrace většiny nástrojů, které si malé a střední firmy nemůžou dovolit. A tak z digitalizace často těžily pouze velké firmy, jejichž rozpočty jim to dovolily. 

Především v minulosti také vznikla spousta nástrojů, která představovala nevhodná řešení, nebo řešila pouze část celého procesu. I když účetní firma nahrála faktury a nechala si je přepracovat do digitální podoby, nikdo nástroji nedůvěřoval a stejně si účetní týmy fakturu otevíraly a pečlivě kontrolovaly. Přitom právě pro účetní firmy je digitalizace naprosto klíčová, a to zejména při vyhlídkách do budoucna. Proč?

Udělejte prioritu z digitalizace účetnictví

Většina účetních firem už nyní pociťuje nedostatek zájemců o práci účetních. Až 71 % účetních je nespokojeno a někdy je nespokojenost dožene až k úplné změně profese. Společně s rušením některých obchodních akademií a následným nedostatkem absolventů i faktu, že mladí lidé nevyhledávají rutinní práce, by minimálně všem účetním firmám mělo začít blikat výstražné světlo. Je tak nejvyšší čas začít řešit, jak z této situace ven. A právě digitalizace, která ubere rutinní práce, nejenže může pozici účetní zatraktivnit pro zájemce, ale také výrazně sníží časovou náročnost při správě účetnictví pro klienty, a nemusíte se tak bát nabírat i nové zakázky při stávajícím počtu vašich zaměstnanců. 

Digitalizace vám rovněž pomůže s vylepšením celého procesu komunikace mezi účetními a klienty, který je mnohdy velmi zastaralý a vyžaduje až 70 % manuální činnosti. Faktura často projde rukami až 8 lidí, než se dostane do účetního systému, což značně komplikuje práci na obou stranách. Firmy zbytečně ztrácí čas zdlouhavým schvalováním a účetní se často stává, že faktury dostává opožděně před účetní závěrkou a není výjimkou ani pátrání po ztracených dokladech. Výsledkem je pak frustrace na obou stranách. Klient má pocit, že pořád jen řeší faktury a účetní se zase musí neustále připomínat se zasíláním faktur včas. 

I v rámci účetních firem pak nejdříve převezme fakturu juniorní účetní, která ji otevře, identifikuje a ručně zadá. Seniorní účetní pak zkontroluje data, případně je ručně opraví a vykomunikuje nesrovnalosti s klientem. Digitoo vám celý proces zjednoduší a přinese výhody na straně vaší účetní firmy i na straně klienta. 

V čem vám Digitoo pomůže

• Sníží vám čas zpracování faktur až o 75 %, protože faktury zadáte do systému během několika sekund a stejně rychle je pak i zkontrolujete a odešlete do účetního programu. Spolu se snížením času se sníží i vynaložené náklady.
• Uvolní ruce seniorním účetním, které se můžou více věnovat komunikaci s klienty a přinášet jim větší přidanou hodnotu v oblasti reportingu, místo zdlouhavé kontroly faktur. Od našich klientů víme, že původní 4 hodiny strávené touto kontrolou se díky Digitoo zmenšily na zhruba 1 hodinu. 
• Klient si často neumí představit, kolik času účetní firmě zabere pouze přepsat všechny faktury a většina si ani neuvědomí, že se vše zadává ručně. Proto při větším proklientském zapojení vašich seniorních účetních a vyšší přidané hodnotě bude i větší ochota lépe za tuto práci a aktivitu zaplatit.
• Zjednoduší schvalování a už se vám nestane, že se budete muset obracet zpět na klienta, aby oběhal své kolegy a sehnal potřebné podpisy. Vše se manuálně podepíše a přímo v Digitoo schválí.
• Klient vám faktury bude posílat průběžně a nemusíte se tak bát zahlcení při účetních závěrkách. Rovněž se sníží riziko ztracených dokladů, ke kterým ve firmách často dochází.
• Vytvoří vám knihu přijatých faktur, ve kterých jednoduše můžete vyhledávat a filtrovat. Zároveň i klient může nahlédnout do faktur, aniž by byly zaúčtovány. K fakturám navíc snadno přidáte i přílohy a můžete tak mít vše na jednom místě. 
• Digitoo je napojené na finanční úřad a ARES, zkontroluje vám tak bankovní účty, IČ a DIČ, nebo si rovnou vytáhne veškeré údaje z obchodního rejstříku. 
• Vyhnete se duplicitním fakturám, které vám účetní program zahlásí až v momentě, kdy máte celou fakturu přepsanou. V Digitoo vás na duplicitu upozorní ihned při nahrání a zbytečně tak neztrácíte čas.
• Všechny účetní jednotky máte přehledně na jedné obrazovce v rámci jednoho účtu, a tak se snadno přepnete mezi vašimi klienty, aniž byste se museli přihlašovat do nového účtu.

Inspirujte se osobní zkušeností účetní firmy Spolehlivaucetni.cz

Účetní firma spolehlivaucetni.cz v čele s Radimem Václavem Michalíkem se už před nějakým časem rozhodla jít cestou digitalizace. Před prvním krokem na této cestě jim 90 % klientů zasílalo podklady fyzicky, což znamenalo vše skladovat do šanonů a archivovat. Nejen, že vše zabíralo hodně místa, ale především času za zbytečnou práci.

Průlomovým rokem bylo období pandemie, které s sebou přineslo nutnost převést faktury alespoň do pdfka, aby bylo možné účtovat i v rámci práce z domova. Ale ani tady to neskončilo. Hledali nástroj, který by dokázal faktury kompletně převést do digitální podoby a rovnou i do účetního programu. Jedna faktura totiž pro firmu znamenala minuty strávené jejím zpracováním. Za rok a půl snahy o co nejefektivnější digitalizaci narazil Radim právě na Digitoo, které narozdíl od jiných nástrojů bylo snadné na používání, 100% funkční a zdigitalizované faktury si nežádaly žádné další složité úpravy. Z několika minut při zaúčtování jedné faktury se tak dostali na desítky sekund.

Na začátku panovala obava, která možná napadá i vás, a to zda bude digitální podoba faktur dostatečná pro instituce při možných kontrolách. Ty však byly zažehnány, protože se prozatím nesetkali s žádným problémem ze strany úřadů. Stejně tak v prvním kroku bylo potřeba obeznámit klienty, že veškeré faktury potřebují pouze digitálně. Vzhledem k tomu, že Digitoo přináší výhody i firmám, ani v tomto nebyl problém a klienti se rádi přizpůsobili. Nasazení a zdigitalizování tak proběhlo v řádů dnů, maximálně týdnů, kdy všude povalující se papír a složky plně nahradilo online Digitoo.

Při nahrávání faktur využívá Radim a spol zejména přeposílání na unikátní Digitoo e-mail, který poté faktury automaticky přenese přímo do nástroje. Pouze v případě zazipovaných souborů, nebo při používání sdílených disků, nahrávají faktury ručně. Údaje na faktuře jsou pak během pár sekund vyčtené a poté přichází na řadu kontrolova. U českých faktur stačí projet očima základní údaje, jako je IČ, DIČ, číslo faktury, variabilní symbol nebo rekapitulace DPH a pak odeslat do účetního programu. Pokud se stane, že systém nerozpozná nějakou část faktury, příslušné pole označíte v dokumentu a nástroj si jej sám vyčte.

Radim, společně se zakladatelkou Digitoo Karin, celý proces popsal a v praxi ukázal v našem webináři. Pokud vás zajímají další detaily při digitalizaci účetní firmy a chcete se podívat, jak funguje Digitoo v praxi, podívejte se na záznam webináře. 

Nahlédněte do křišťálové koule aneb co chystáme do budoucna

Na vylepšování Digitoo neustále pracujeme a můžeme vám prozradit, že se můžete těšit na integraci Google Drive do Digitoo, což znamená automatické stahování z drivu, pokud vám klient ukládá faktury na sdílený disk. Zejména vaši klienti využijí také víceúrovňové schvalování, které se hodí ve chvílích, kdy fakturu schvalují manažeři z různých oddělení.

Už nyní máte možnost využít hromadné příkazy k úhradě, ale do budoucna určitě plánujeme i úplnou integraci na banky. Díky ní přímo v Digitoo uvidíte stav na bankovním účtu a umožní vám napřímo platit faktury. 

Pokud vás napadá něco, co zatím Digitoo neumí a rádi byste to v rámci fakturování využili, tak nám dejte vědět.