České firmy "digitalizují" účetnictví pomocí Excelu, i když by umělá inteligence mohla faktury zpracovat lépe

V České republice neexistoval nástroj, který by pomohl běžným firmám digitalizovat celý účetní proces.

Během posledních několika let probíhaly intenzivní diskuze o digitalizaci účetních procesů. Přesto většina malých a středních podniků (MSP), kterých je na trhu zhruba 156 000, stále neprovádí digitalizaci. Proč tomu tak je? Velmi málo společností provádí detailní výpočty, aby zjistily skutečné náklady na účetnictví. Nevědí, kolik by mohly ušetřit, pokud by digitalizovaly. Nejde jen o platbu účetních, ale i administrativní náklady spojené s přípravou dokladů pro účetní, její evidencí (obvykle v excelu), manažerského času, také existují i skryté náklady spojené s tiskem a ukládáním – celkové náklady za zpracování jedné faktury se tak mohou pohybovat až kolem 590 Kč. K tomu se přidávají náklady na poštovné nebo obnovu ztracených dokumentů.

Nevěříte, spočítejte si své náklady za zpracování faktury v naší ROI kalkulačce.

Dalším omezením jsou časové a finanční nároky procesu digitalizace. Dostupné nástroje na trhu a ceny za licence podobných systému, její implementace a integrace do procesů, mohou firmu stát zhruba milion korun, což je pro běžnou firmu nereálné. Firma je nucena najímat IT specialisty nebo využívat vlastní zaměstnance k provedení implementace a integrace na stávající systémy nebo propojení na účetní systém. Průměrně jde o několik dlouhých měsíců ladění, kdy nakonec pracujete ve čtyřech aplikacích, protože každá zvládá jen část procesu.

Celý tento postup je pro běžnou českou firmu nesmyslnou investicí. "Malé a střední podniky jsou zcela vyloučeny z automatizace účetnictví, a nemají na výběr, než zůstat u zastaralého a nefunkčního modelu manuální práce. Jejich řešení spočívá v používání Excelu, nicméně na trhu zcela chybí nástroj, který by jim zjednodušil podnikání tím, že by digitalizoval účetnictví od A do Z. Zároveň MSP nejsou zanedbatelným segmentem, velikost trhu dosahuje 8,5 miliardy korun," říká prof. Drahomíra Pavelková, ředitelka Katedry financí a účetnictví na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně.

Jaký je proces účetnictví ve většině českých firem v 21. století?

Kromě toho, podle Karin Fuentesové, která založila Digitoo s vizí přinést takové řešení, se dostupné aplikace zaměřují především na automatizaci přepisu dat z papírové faktury do systému, přičemž zcela ignorují další části procesu. Těsně před tím je například hodiny třídění a skenování pošty. "Během 13 let, které jsem strávila jako účetní, jsem viděla stejný scénář – většina účetních nebo stážistů trávila 80 % svého času přepisováním dat z faktur do účetních systémů nebo za skenerem," říká. Žádný nástroj dosud neřešil tento ztracený čas pracovníků. Současně běžná firma potřebuje digitalizovat celý účetní proces od okamžiku vytvoření faktury až po přenesení do účetního systému zákazníka.

Faktura obvykle projde v průměru až 8 lidmi než se dostane do účetního systému.

Účetní systém 21. století je konečně k dispozici

Vědoma si chybějících řešení na trhu, společně se svým týmem, postavila bývalá účetní a IT analytička Fuentes Digitoo. Na vstupu se aplikace postará o odesílání faktur ve formě elektronického dokumentu a ve správném formátu (formát závisí na dalším zpracování faktury), umělá inteligence pak přečte dokumenty a připraví je pro účetní k přehledu. "Digitoo se učí zapisovat spolu s klientem, takže jsme již schopni přiřadit libovolné objednávky, středy nebo jiné kódy, které by účetní jinak museli zadat ručně," říká Karin "Manuální přepis byl odstraněn a účetní už nemusí volat, aby získali chybějící dokumenty," dodává jeho zkušenost Ivan Fučík, partner ve společnosti Grant Thornton.

Přečte si více o tom, jak funguje Digitoo aplikace v článku.

Dalším logickým krokem v digitalizaci malých a středních podniků bude možnost zadávání plateb přímo z aplikace. Nebude třeba přepisovat údaje do internetového bankovnictví nebo cestovat na banku. Přímé spojení s tokem peněz je také důležité pro reporting. Většina firem ve segmentu malých a středních podniků řeší tuto problematiku vlastními složitými reporty. "Každý šéf potřebuje vědět, denně nebo týdně, kolik vydělává, kolik utrácí, jaký je příjem a kdy dojdou peníze. Zároveň potřebujete tuto informaci pro zdravé řízení firmy ihned, ne za půl roku, kdy uvidíte výsledky v účetnictví," říká Karin z Digitoo, který generuje reporty automaticky.

Umělá inteligence se stane novým účetním, lidským účetním budou přiděleny role analytiků a manažerů

Blízká budoucnost účetnictví spočívá v umělé inteligenci, která nebude jen číst a připravovat údaje z faktur, ale bude také sama účtovat. "Aby všechno fungovalo dokonale, je nutné dosáhnout 90% přesnosti neuronové sítě. V současnosti čteme 70% faktur v češtině, což již znamená značné zjednodušení práce," vysvětluje zakladatel Digitoo.

Změna přinese nové požadavky na dovednosti účetního personálu. Navíc software jako Digitoo může vyřešit jeden z limitů růstu společností - nedostatek kvalifikovaných účetních sil. Účetní sami o svá místa nepřijdou, naopak. Zatímco dnes, podle studie ACCA, souhlasí 89 % účetních s tím, že digitální dovednosti jsou pro jejich práci důležité, 81 % z nich ovládá pouze Excel na profesionální úrovni. Zaměstnanci v účetnictví a controllingu budou moci využívat umělou inteligenci, která jim usnadní rutinní práci, a věnovat se důležitějším úkolům, jako je optimalizace daňových povinností, reporting nebo účtování odhadovaných položek. Zároveň budou pracovat v intuitivním systému, ve kterém se snadno zorientují.

Díky novým technologiím a potenciálu umělé inteligence může oblast účetnictví začít masivně přitahovat mladou, vášnivou generaci, tak jak se to stalo v oblasti fintech a dalších průmyslových odvětví, například.