Europ Assistance je součástí skupiny Generali, jedné z největších pojišťovacích skupin na světě. Pobočka Europ Assistance v České republice funguje jako klíčové servisní centrum, které zpracovává faktury ze 119 zemí. Měsíčně zpracují až 20 000 faktur, což klade vysoké nároky na efektivitu a přesnost našich procesů.

Výzva

Europ Assistance v Česku čelila významným výzvám v oblasti zpracování faktur. Vysoké objemy zpracovávaných dokumentů vyžadovaly efektivnější a přesnější procesy. Hlavními důvody pro digitalizaci a automatizaci účetnictví byly:

• Zvýšení efektivity zpracování faktur. Automatizací rutinních úkolů byli schopni zvládnout větší objem faktur rychleji a s menším rizikem chyb.
• Optimalizace využití lidských zdrojů. Namísto ukončování pracovních poměrů s vysoce kvalifikovanými zaměstnanci, je přeřadit z manuálních úkolů na strategičtější a přínosnější činnosti.
• Řešení nedostatku kvalifikované pracovní síly. Vyřešit automatizací problém s nedostatkem kvalifikovaných pracovníků na trhu práce, aniž by museli snižovat počet zaměstnanců.

Proč Digitoo?

Digitoo bylo vybráno na základě výběrového řízení, kdy testování potencionálních systémů se zúčastnili budoucí uživatelé. Projekt prošel nejprve project committee, následně compliance procesem, procurement procesem a v rámci holdingu se řešila kyberbezpečnost. Následně došlo k úpravě interních systémů a integraci na CRM. Po těchto krocích se začalo s testováním a následným nasazením do produkce.

Adaptace mezi uživateli byla díky testovacímu prostředí jednodušší. Uživatelé kladně hodnotí příjemné uživatelsky funkční prostředí, v případě potřeby rychlou a jednoduchou komunikaci, rychle se zapracovali i při používání nových interních aplikací potřebných pro práci s Digitoo.

Proces před Digitoo

Faktury byly přijímány v elektronické či papírové podobě skrze poštu. Papírové faktury byly zdlouhavě skenovány do elektronické podoby, a veškeré elektronické faktury byly poté ručně přepisovány do účetního systému. Schvalovatelé faktur se museli přihlásit do účetního systému, kde probíhala manuální validace jednotlivých faktur dle interních směrnic. Validované faktury byly poté importovány k jednotlivé úhradě a zaúčtování.

Řešení – napojení pomocí API

• Napojení Digitoo engine API do obchodního systému
• Automatizace přepisování dat s pomocí umělé inteligence
• Vytvoření a propojení systému validací Europ Assistance s Digitoo
• Vytvoření interního přehledu pro vrácené faktury s možnosti rychlé úpravy

Proces po Digitoo

1. Elektronické faktury jsou zaslány do obchodního systému (interní evidence případů)
2. Poté do Digitoo, kde se faktury automaticky vytěží bez zásahu člověka
3. Data jsou zaslány zpět do obchodního systému, kde dochází k systémové validaci
4. V případě nesrovnalosti se faktura vrátí zpět k manuální opravě do Digitoo
5. Účetní mají poté k dispozici report s přehledem o vrácených fakturách a na klik se mohou dostat k jejich úpravě

Výsledky

• Začátek spolupráce únor 2022
• 79% faktur je automatizovaně zpracováno bez lidského zásahu
• Odstranění kroku manuálního přepisování dat z faktur
• Přehledná digitální archivace všech závazků
• Výrazná redukce chybovosti
• Zlepšila se kvalita dat pro reporting
• Vytvořen prostoru pro odbornější činnosti kvalifikovaných pracovníků
• Rychlá adaptace účetních na systém díky testovacímu prostředí

"Řešením Digitoo jsme odstranili repetitivní neproduktivní manuální iritující činnosti účetních, snížili chybovost, urychlili zpracování přijatých faktur, vytvořili prostor pro odbornou činnost." ~ Anna Ševčíková, Finanční manažer Europ Assistance

Další kroky

Pro Europ Assistance je nyní cílem zvyšovat poměr 100% správně zpracovaných faktur bez nutnosti lidského zásahu. Dalšími kroky je tak zdokonalení validačního systému a zároveň dát umělé inteligenci Digitoo dostatečné množství dat pro zlepšení přesnosti vytěžování.