Benedict Group je inovativní gastro skupina, která klade důraz na automatizaci procesů v gastronomii. Moderní technologie hrají klíčovou roli v provozu jejich reaturací. Od samého počátku usilovali o maximální digitalizaci a proto zcela eliminovali tradiční pozice fakturanta a přípraváře dokladů. Všechny účetní dokumenty zpracovávají plně elektronicky. Snižují tak množství manuální práce, chybovost a šetří čas zaměstnanců.

Problém

V Benedict Group byla digitalizace prioritou od samého začátku. Účetní proces si nastavili tak, aby bylo zapojení moderních technologií co nejvyšší. S růstem společnosti se však současně zvětšoval i počet účetních dokladů. Proces vyžadoval mnoho zásahů manžerů a zpracování dokladů trvalo příliš dlouho. Nejvíce náročná byla příprava dokladů pro hromadné platby.

Proces před Digitoo.ai

• Faktura dorazila v papírové, nebo elektronické podobě
• Údaje byly ručně přepsány do účetního systému
• Schvalování probíhalo v externím softwaru a vyžadovalo následnou manuální kontrolu
• Platba byla prováděna pomocí QR kódu, pro každou fakturu zvlášť

Skupina Benedict Group chtěla nejen zkrátit proces, ale hlavně se zaměřit na usnadnění přípravy podkladů pro hromadné platby. Proto se v roce 2023 rozhodli implementovat Digitoo.ai.

Proces po Digitoo.ai

• Faktury jsou přijaty elektronicky a jsou automaticky přeposílány do Digitoo.ai
• Digitoo.ai okamžitě vytěží potřebná data, čímž odpadá nutnost manuálního přepisování
• Po schválení dokladů manažerem se automaticky generuje hromadná platba.
• S plánovanou integrací do bankovního systému se celý proces zautomatizuje až po finální platbu.

Výsledky

• Benedict Group ušetří odhadem 240 tisíc korun ročně – 6 hodin týdně manažera a 50 hodin měsíčně na práci přípravářky
• Zpracování dokladů je výrazně rychlejší než dříve – odpadla nutnost manuálního zpracování

• Snížení chybovosti – faktury jsou v Digitoo.ai vytěžovány s vysokou přesností
• Celkově přehlednější a efektivnější proces

„Osobně jsem implementaci téměř nevnímal, což jen potvrzuje, že proběhla bez problémů a bez nutnosti zásahu vedení.“ - Martin Herold, CEO Benedict Group

Další kroky

Hromadné platby jsou díky Digitoo.ai nyní automaticky generovány. Do budoucna by v Benedict Group ale ocenili i plnou integraci bankovnímich systémů. Na realizaci nyní pracujeme.