ASTRA TRANS je česká dopravně logistická firma, která letos slaví 25. výročí od jejího založení, doručuje náklady a zásilky z celého světa cestou silniční, námořní a leteckou. Působí globálně a neustále se rozrůstá – mezi lety 2021 a 2022 se jejich obrat díky nástupu nového majitele (2019) více než zdvojnásobil. Proto bylo potřeba udělat krok kupředu k automatizaci, digitalizaci a inovaci.

Výzva

Společnost se potýkala s neefektivním schvalováním. 1 faktura se mnohdy až 4x otočila v rukou manažerů, asistentů a účetních, než došlo k zaúčtování. Vzhledem k velkému množství faktur docházelo často i k chybovosti při jejich manuálním zadávání a párování s objednávkami dodavatelů.

Specificky v odvětví ASTRA TRANS bylo pro analýzu nákladů a výkonnosti vozového parku potřeba dohledávat faktury ke konkrétním vozům. Pro svůj ERP systém Doprava 4K tak firma hledala napojení nástroje, který by dokázal tento proces získávání dat, automatizovat. Dříve to znamenalo návštěvu fyzického archivu a vyhledávání v papírových šanonech.

• Napojení na dopravní ERP systém Doprava 4K
• Účetní entity (pole k vytěžování) specifické pro odvětví dopravy
• Velká míra manuálního přepisování faktur
• Neefektivní komunikace účetních a manažerů

Řešení – custom napojení na ERP systém i vlastní účetní entity

Spolupráce byla zahájena v únoru 2023, kdy si řešení Digitoo vybrali především pro jednoduché prostředí a rychlou implementaci. Pro specifické požadavky ASTRA TRANS bylo řešením napojení na míru. Cílem bylo přidání vlastních účetních entit, a to nejen specifická střediska, ale také SPZ vozů. Díky tomu lze v účetním systému spojit dané faktury s konkrétním vozem a tím lépe a rychleji vyhodnocovat výkonnost vozového parku.

Pro automatizaci kontroly a redukci chybovosti jsme v rámci propojení také nastavili párování vytěžených faktur z Digitoo s objednávkami v Doprava 4K.

• Napojení Digitoo na specifický ERP systém Doprava 4K
• Vytvoření vlastních účetních entit, jako je SPZ a vlastní střediska
• Automatizované párování a kontrola faktur s objednávkami v Doprava 4K
• Nastavení schvalovacích procesů mezi manažery a účetními
• Implementace AI vytěžování do každodenních procesů

Výsledky

• Úspěšné napojení na ERP systém Doprava 4K
• 80% úspora času při práci s fakturami
• Doba zpracování 1 faktury z 5 min na 1 min
• Stejný počet účetních při dvojnásobné agendě
• Rychleji získaná data o výkonnosti jednotlivých vozidel
• Průměrná přesnost vytěžování +91 %
• AI vytěžování pravidelně využíváno také na zahraniční faktury
• Rychlá adaptace účetního oddělení s nástrojem Digitoo

“Díky vlastním, na míru přidaným entitám jako je SPZ, jsme schopni dělat rychlejší reporting a lépe vyhodnocovat výkonnost našeho vozového parku na úrovni jednotlivého vozidla." ~ Martin Podzimek, Finanční ředitel ASTRA TRANS.

Další kroky

V následujících měsících plánuje ASTRA TRANS zařadit do procesů i mobilní aplikaci na skenování účtenek. Stejně tak je v plánu plně využít Digitoo i na fakturace a doklady ze zahraničí neustále zlepšovat přesnost vytěžování. Vše by mělo vést k ještě efektivnějším a digitalizovanějším firemním procesům.