Od papíru k datům: Jak A-scan propojuje správu naskenovaných dokumentů s Digitoo

A-Scan je česká firma, která se specializuje na digitalizaci a skenování velkého množství dokumentů. Pro své klienty vytváří komplexní řešení na míru s cílem minimalizovat manuální práci, náklady a časové prodlevy.

Výzva

A-Scan čelil výzvě spojit svá naskenovaná data s vlastním systémem pro správu a ukládání dokumentů. Pro klienty, kterým po naskenování přepisují data z faktur pro účely digitálního archivu a správy dokumentů, hledali na trhu vhodný software pro účely vyčtení metadat z faktur. Rozhodli se pro Digitoo, a tak bylo potřeba vytvořit specifické propojení mezi platformami Digitoo a A-Scan.

Řešení

V létě 2022 se A-Scan stal členem rodiny Digitoo a využil naše vlastní API. Po několika týdnech vývoje jsme společně dokázali integrovat metadata, která Digitoo extrahovalo z naskenovaných dokumentů, do jejich systému. Jelikož je Digitoo prvním krokem v tomto procesu, byla klíčová vysoká míra přesnosti. Jakékoliv chyby by mohly vést k problémům v dalších fázích procesu.

Výsledky

V květnu 2023 již zpracovali přes 250 tisíc dokumentů pro 11 klientů s bleskovou rychlostí a spolehlivostí. Průměrný čas na zpracování dokumentu se snížil na pouhé 3 minuty. Celková přesnost je více než 90% a stále se zlepšuje díky "lokálnímu učícímu se stroji", který sleduje korekce uživatelů a zahrnuje je do budoucího rozhodování.

Reference

Pavel Trnavský

Koordinátor IT

Citát

"Provedli jsme průzkum trhu a Digitoo nám přišlo jako nejvhodnější varianta pro účely čtení faktur a digitalizace faktur. Za ten rok jsme se společně neskutečně posunuli."