O.K. TRANS je přepravní a logistická společnost, která se specializuje na poskytování kompletních přepravních služeb pro firemní klientelu v celé Evropě. Jejich cílem je zajistit bezpečný, rychlý a efektivní transport zboží. S rozsáhlou flotilou nákladních vozů a logistickými kapacitami je O.K. TRANS schopno uspokojit i ty nejnáročnější požadavky evropských zákazníků.

Výzva

Společnost O.K. TRANS zpracovává ročně tisíce faktur od různých dodavatelů, což vyžadovalo velké množství ruční práce. Tradiční manuální zpracování faktur bylo časově náročné a náchylné k chybám a mnohdy vedlo k prodlevám a nákladům spojeným s následnými opravami chyb. Firma se tak rozhodla proces digitalizovat, aby zvýšila efektivitu, zlepšila přesnost zpracování dokumentů a ušetřila náklady na administrativní úkony.

Proces před Digitoo

1. Faktury přicházeli v papírové nebo digitální podobě (e-mail)
2. Následně bylo nutné data z fakturmanuálně zadávat do účetního systému, kdy hrozilo velké riziko vzniku chyb
3. Faktury byly poté kontrolovány a schvalovány odpovědným pracovníkem či dokonce několika, což někdy trvalo více dní
4. Zaslání do účetního systému

Řešení

• Začátek spolupráce - 2023
• API napojení Digitoo engine do systému Microsoft Dynamics Business Central
• Využití umělé inteligence Digitoo k automatizovanému vytěžování faktur
• Nastavení digitálních schvalovacích cest napříč relevantními zaměstnanci
• Elektronická archivace veškerých faktur

Proces po Digitoo

1. Nyní jsou faktury zasílány z e-mailu či skenovacího zařízení přímo do Digitoo
2. V Digitoo jsou poté data z faktur vytěženy během několika sekund
3. Následně jsou odeslány k digitální validaci odpovědným zaměstnancům, kteří mohou doklady schvalovat v mobilní aplikaci nebo přímo z e-mailu
4. Po schválení data automaticky protečou do účetního systému

Výsledky

• 50% úspora nákladů
• 45% úspora času
• +92% přesnost vytěžování a neustále se zlepšuje
• Větší množství zpracovaných dokladů se stejným počtem zaměstnanců ve srovnatelném čase
• Výrazné omezení chybovosti při přepisování
• Odstranění nákladů na fyzickou archivaci
• Zaměstnanci se místo rutinních činností věnuji víc

"Naši účetní si na nový systém zvykli velmi rychle a ocenili především intuitivnost a snadnou použitelnost Digitoo. Tento nový způsob práce nám uvolnil čas pro plnění úkolů, které jsou méně rutinní a vyžadují více lidského nasazení." ~ Jiri Mastny, CFO O.K. TRANS

Další kroky

Pro O.K. TRANS bude dalším krokem nastavení plné automatizace zpracování faktur, které se často ve firmě opakovaně odbavují. Pro využití automatizace bude u vybraných faktur nutné dosáhnout vysoké míry jistoty (% přesnosti). Cíleným stavem tak je tyto faktury v budoucnu odbavit bez nutnosti jakéhokoliv lidského zásahu.