Miroslava Nebuželská, CEO společnosti 22HLAV, není jen auditorka s desítkami let zkušeností, ale také člověk, který věří, že účetnictví může být radost. Na webináři Transformace do moderního účetnictví se podělila o své zkušenosti a ukázala, jak moderní technologie mění způsob, jakým účetní pracují. A hlavně, jak jim umožňují dělat práci, která je opravdu baví.

Proč je důležité, aby vás práce bavila?

„Účetnictví není jen rutinní zadávání čísel. Je to práce, která by měla přinášet radost a smysl. Pokud nás baví to, co děláme, odráží se to v kvalitě naší práce i v našem přístupu,“ říká Miroslava.

Podle ní by účetní neměli trávit čas nudnými úkoly, které může dělat stroj. Moderní nástroje, jako je Digitoo, pomáhají eliminovat rutinu a uvolňují účetním ruce pro důležitější činnosti, jako je interpretace dat nebo strategické rozhodování.

Hlavní body z webináře:

Změna procesu: Technologie nestačí

Jedním z nejdůležitějších bodů webináře bylo zdůraznění, že zavedení nových nástrojů samo o sobě nestačí.

„Když jen nainstalujete systém a necháte uživatele, aby si s ním poradili sami, výsledky nebudou. Nástroje fungují dobře jen tehdy, když s nimi změníte i procesy,“ upozorňuje Miroslava.

Co to znamená v praxi?

• Nové nástroje vyžadují nové postupy: Zavedení systému, jako je Digitoo.ai, znamená přizpůsobit celý proces zpracování dokladů, od jejich nahrávání až po schvalování.
• Jasné role a odpovědnosti: Každý člen týmu musí vědět, co je jeho úkolem. Například kdo nahrává doklady, kdo je schvaluje a kdo kontroluje jejich správnost.
• Komunikace a školení: Je klíčové, aby zaměstnanci věděli, jak s nástrojem pracovat, a hlavně proč ho používat. Podpora od vedení a týmové nasazení jsou nezbytné.

„Technologie je jen polovinou úspěchu. Ta druhá polovina je o lidech a tom, jak se k práci postaví. Když spojíte obojí, výsledky vás překvapí,“ dodává Miroslava.

Jak může změna procesu vypadat?

Miroslava na webináři sdílela konkrétní příklad:

1. Nahrávání dokladů: Kdo má odpovědnost?

Původní praxe: Doklady byly často fyzicky předávány účetnímu oddělení v krabicích nebo šanonech. Tento proces byl zdlouhavý, vedl k chybám a často znamenal zpoždění v účetních výstupech.

Nový proces: Každý, kdo má doklad v ruce jako první (např. zaměstnanec na pobočce), jej hned nahraje:

• Přes mobilní aplikaci: Účtenku jednoduše vyfotí.
• Přes e-mail: Faktura od dodavatele se přeposílá přímo do systému.
• Automatické přeposílání: Dodavatelé posílají faktury přímo do Digitoo.

Výsledek: Doklady jsou v systému okamžitě, minimalizuje se riziko ztráty, duplicity nebo chyb v přenosu.

2. Schvalování dokladů: Digitálně a bez zdržení

Původní praxe: Schvalování dokladů probíhalo papírově nebo e-mailem, často s dlouhými zpožděními. Důležité doklady se mohly ztratit v přetížených e-mailových schránkách.

Nový proces: Systémy jako Digitoo umožňují nastavit digitální schvalovací procesy:

• Automatická pravidla: Např. faktury pod 10 000 Kč schvaluje pouze vedoucí týmu, nad tuto částku jde doklad k finančnímu řediteli.
• Notifikace: Schvalovatelé dostanou upozornění na e-mail nebo do mobilní aplikace.
• Rychlá akce: Schvalovatel může doklad jedním kliknutím schválit nebo vrátit k úpravám.

Výsledek: Schvalování probíhá rychle a transparentně, není závislé na fyzické přítomnosti.

3. Automatické párování plateb: Už žádné ruční zadávání

Původní praxe: Bankovní výpisy byly stahovány ručně a platby se párovaly manuálně v účetním systému, což bylo zdlouhavé a náchylné k chybám.

Nový proces: Systémy jako Dativery nebo Abraflexi:

• Automaticky stahují bankovní výpisy každou hodinu.
• Párují platby s fakturami: Pokud není párování jasné, označí nesoulad k ručnímu řešení.

Výsledek: Účetní se soustředí jen na problematické položky, většina práce proběhne automaticky.

4. Eliminace papírové pokladny

Původní praxe: Pokladní doklady byly papírové a často přepisované ručně. Hotovostní operace byly zdlouhavé a hrozila ztráta dokladů.

Nový proces:

• Karty pro zaměstnance: Zaměstnanci používají firemní karty (např. přes systém DirectFidu), což eliminuje potřebu manipulace s hotovostí.
• Digitalizace účtenek: Účtenky se ihned nahrávají do systému pomocí mobilní aplikace.

Výsledek: Snížení chybovosti, úspora času a větší přehled nad hotovostními operacemi.

5. Přístup k datům v reálném čase

Původní praxe: Účetní měli k dispozici data pouze po uzávěrce nebo při manuálním exportu dat. Pro manažery to znamenalo zpoždění v rozhodování.

Nový proces:

• Sdílené platformy: Systémy jako Google Workspace umožňují manažerům i účetním přístup k aktuálním datům.
• Automatické reporty: Data se v reálném čase aktualizují, manažeři mohou okamžitě vidět finanční přehledy.

Výsledek: Rychlejší a informovanější rozhodování.

Změna přístupu: Klíč k úspěchu

Miroslava Nebuželská zdůrazňuje, že zavedení technologie samo o sobě nestačí. Úspěšná transformace účetnictví vyžaduje:

• Zapojení celého týmu: Každý musí vědět, jak přispívá k novému procesu.
• Průběžnou kontrolu: Nastavené procesy je třeba vyhodnocovat a upravovat podle potřeb firmy.
• Podporu vedení: Bez jasné podpory shora může změna selhat.

„Změna není jen o technologiích. Je o lidech, kteří musí chápat, že nový proces jim pomůže ušetřit čas a dělat práci, která je bude bavit,“ uzavírá Miroslava.

Proč přináší digitalizace účetnictví?

1. Digitalizace: Ušetří čas i nervy

Pryč s papíry! Digitalizace účetnictví přináší nejen úsporu místa, ale hlavně jednodušší práci. Elektronické dokumenty můžete snadno sdílet s kolegy, rychle vyhledávat a mít vše na jednom místě.

„Papírové doklady uložené ve skříních nikoho nebaví. Když všechno převedeme do digitální podoby, nejen že si zjednodušíme práci, ale také budeme mít jistotu, že se ke správným informacím dostaneme rychle,“ vysvětluje Miroslava.

2. Automatizace: Konec rutiny, začátek smysluplné práce

Jedním z největších přínosů moderních systémů je automatizace. Už žádné ruční zadávání údajů z faktur nebo složité schvalování. Systémy jako Digitoo zvládnou:

• Načítání dat z faktur pomocí umělé inteligence.
• Automatické schvalování dokladů podle nastavených pravidel.
• Integraci s účetním softwarem, takže vše probíhá hladce.

„Člověk se nemůže těšit na práci, která ho nenaplňuje. Když za nás rutinu převezme stroj, můžeme se věnovat tomu, co má větší smysl a co nás baví,“ dodává Miroslava.

3. Spolupráce: Účetní už nejsou na všechno sami

Doby, kdy účetní seděli sami nad hromadou papírů, jsou pryč. Dnes je účetnictví týmová práce, kterou podporují moderní nástroje:

• Sdílené platformy jako Google Workspace usnadňují komunikaci a výměnu informací.
• Transparentní procesy zajišťují, že každý ví, co má dělat, a všechno jde rychleji.

Miroslava zdůrazňuje: „Spolupráce je klíčem k úspěchu. Když každý ví, co má na starosti, a má přístup ke správným datům, všechno jde snadněji.“

4. Technologie, které dělají práci radostí

Moderní nástroje nejsou jen o zjednodušení práce – pomáhají účetním mít pocit, že jsou skutečně užiteční. Miroslava doporučuje zaměřit se na systémy, které:

• Jsou snadno použitelné – ať už jde o Digitoo, DocuSign nebo Abraflexi.
• Umožňují automatizaci – protože čas je to nejcennější, co máme.
• Jsou přizpůsobivé – každá firma má jiné potřeby.

Jak modernizace mění roli účetních?

Zavedení digitalizace a automatizace neznamená, že účetní přijdou o práci. Naopak. Díky moderním nástrojům se jejich role mění:

• Už nejsou „zadavači dokladů“, ale analytici a poradci, kteří přinášejí firmám hodnotu.
• Mají čas se věnovat složitějším úkolům, které vyžadují odborné znalosti.
• Místo rutiny mohou zlepšovat procesy a přispívat ke strategickým rozhodnutím.

„Automatizace není o tom nahradit lidi. Je o tom, aby lidé mohli dělat to, co je baví, a na čem skutečně záleží,“ uzavírá Miroslava.

Co si z webináře odnést?

Pokud jste účetní, zamyslete se, co vás na vaší práci nejvíce baví. A co vás naopak zdržuje a frustruje. Možná je čas posunout se dál. Moderní technologie vám mohou pomoci ušetřit čas, snížit stres a zlepšit kvalitu vaší práce. Jak říká Miroslava: „Účetnictví může být efektivní, ale zároveň zábavné.“

Pokud chcete modernizovat své účetnictví, nezapomeňte:

• Začněte s procesy: Zmapujte, jak vaše účetnictví funguje nyní, a identifikujte slabá místa.
• Zapojte tým: Každý musí rozumět své roli a výhodám nové technologie.
• Učte se a přizpůsobujte: Technologie se mění a procesy by se měly vyvíjet s nimi.

„Nástroje jsou jako dobré boty – musí sedět, aby vám usnadnily cestu. Ale cesta samotná záleží na vás,“ uzavírá Miroslava.