Čtyři důvody, které brání malým podnikům v digitalizaci účetnictví
Digitalizace je pro malé podniky příliš drahá
Většina dostupných řešení na trhu je zaměřena na velké společnosti s velkými rozpočty. Na českém trhu je pouze 1 % takových společností. "Účetnictví je kámen úrazu, protože na trhu existuje jen velmi omezený počet účetního software pro firmy naší velikosti," vysvětluje Petr Čerňanský, vinař a zakladatel společnosti Rybízák, s.r.o.
Navíc je digitalizace často přizpůsobena potřebám firmy. V závislosti na tom, jak složité účetnictví firma má, se náklady na takové řešení mohou pohybovat od statisíce korun do milionů. Z tohoto důvodu se společnosti nabízející zakázkovou digitalizaci zaměřují pouze na velké hráče, takže malé a střední firmy nemají jinou možnost než provádět věci starým a drahým způsobem.
Další opomíjenou entitou jsou účetní firmy, které často malým a středním firmám outsourcingují účetnictví. "V posledních letech zažívá Česká republika boom vytváření účetních firem. Existující řešení však tuto situaci na trhu nepřihlížejí a jsou vytvářena na zastaralém modelu - tj. účetní sedící přímo ve firmách," říká Kateřina Růžičková, majitelka účetní firmy Visionservices, s.r.o. a dodává, že tvůrci účetního software zatím nezareagovali na návrhy účetních firem. Karin Fuentes si všimla této mezery na trhu a zaplnění této mezery se stalo jedním z pilířů vytváření Digitoo.
Digitalizace je pro malé firmy dlouhý proces
Implementace zakázkového řešení může trvat měsíce nebo roky. Pro dynamické malé firmy je takový časový horizont příliš dlouhý a jejich potřeby se mohou během tohoto období změnit v důsledku rychlého rozvoje společnosti. V Digitoo pracujeme na tom, abychom zajistili, že naše řešení bude implementováno během několika minut a tento problém je vyřešen.
Do té doby neměly malé firmy jinou možnost než hledat alternativy a postupně se přibližovat k digitalizaci účetnictví. "My se díváme dopředu a ve všem novém, co má přímý dopad na účetnictví, se ptáme, jak to můžeme automatizovat, jak naše ERP systém s tímto naloží, a jaký bude vliv na zaměstnance na financích, čas nebo složitost," říká Denisa Šulajová, Finance & Accounting Manager ve společnosti FreshLabels.
Digitalizace není malým firmám dostupná
V ideálním světě by existovalo cenově dostupné univerzální řešení. "Malé firmy chtějí zapadnout do měsíčního poplatku 1000 Kč. Pokud cena přesáhne 5000 Kč, už pro ně není dostupná," prozrazuje výzkum Digitoo Karin Fuentes.
I několik odvážlivců v naší zemi i ve světě začalo vytvářet takový software. Během vývoje však zjistili, že je to zbytečně složité a museli udělat Sofiinu volbu. "Buď vytvoří systém pro velké firmy a vydělají peníze, ale na trh nepřijdou s ničím novým, co by řešilo stávající problémy. Nebo se podrobí riziku a zaměří se na menší firmy s univerzálnějším řešením, kde návratnost investice nebude tak velká," vysvětluje David Homola, marketingový a PR manažer v Digitoo.
Volba není snadná - vydělávat peníze nebo řešit problém. Z aktuální situace víme, jak se většina vývojových společností rozhodla, a tak jsme se také dostali do této dilematu. Nakonec jsme se rozhodli pomoci malým a středním firmám a stanovili jsme cenovou politiku tak, aby byla přijatelná pro všechny. Vstupní cena je nízká a konečná cena závisí na tom, jak složité účetnictví potřebuje každá společnost. Flexibilita je klíčem k rychlému růstu malých a středních podniků. Mohou začít s minimalistickým řešením a postupně přidávat další funkce podle potřeby.
Složitost je také způsobena zastaralým právním rámcem. "Aby se účetní revoluce stala zásadní, musely by být změněny zákony, a teprve potom by mohly účetní systémy pracovat tak, jak firmy potřebují. V současné době je legislativa jedním obrovským dinosaurem," dodává Kateřina Růžičková.
Digitalizace je pro malé firmy složitá
Zároveň účetní systémy nejsou v souladu s dobou a potřebami firem, které tak často musí hledat až 4 různá řešení, aby pokryly své potřeby. "Některé společnosti vytvářejí software pro čtení dat, jiné pro implementaci, další pro propojení s systémem. Potom jsou nástroje výhradně pro propojení s bankovnictvím, fakturací a podobně. Pokud chcete pokrýt všechno, nebo dokonce jen fakturaci, musíte nakupovat nástroje z několika stran," říká David Homola.
Pro některé problémy neexistují žádné systémy, a firmy nemají jinou možnost než si systémy vytvářet samy. "Začali jsme hledat v oblasti financí možnosti a způsoby, jak dělat věci jinak - rychleji a snadněji pro nás. Stále se k tomu držíme. Dokonce jsme byli schopni některé činnosti v našem ERP systému zjednodušit a nastavit sami. Samozřejmě některé naše nápady nebyly hned při prvním pokusu úspěšné, takže jsme museli tomu věnovat svůj volný čas, ale obět byla stojí za to," prozrazuje Denisa Šulajová o inovativním přístupu společnosti FreshLabels.
"Ušetřilo by to všechny účetní firmy velké množství nákladů a času, kdyby všechny faktury a pokladny automaticky generovaly QR kód a všechny účetní systémy měly s sebou čtečku," Růžičková sní o zdánlivě jednoduchém pokroku. "Okamžik, kdy si to koupíte, máte spoustu klientů, kteří mají spoustu dokumentů, takže nyní nejjednodušší cestou je najmout juniorského pracovníka, který bude vkládat fyzické faktury do softwaru. Účetní poté kontroluje všechny platby, shoduje je a udržuje je v účetních knihách," zastavuje se nad nákladným a zastaralým systémem. "Zaměstnavatelé musí platit pracovníky, a někdy i několik pracovníků, kteří přepisují data z faktur do účetních systémů 8 hodin denně," dodává Růžičková na základě svých zkušeností jako účetní a podnikatel. Zároveň si uvědomuje, že takové zdánlivě jednoduché řešení nemusí být snadné vytvořit.
Malé firmy nevedou evidenci nákladů na účetnictví
Pokud jde o náklady na účetnictví, firmy si zakrývají oči a skutečně nevědí, kolik účetnictví stojí. Pokud jde o náklady na práci účetního, včetně výše uvedené podpory od juniorních pracovníků, hovoříme o 24 korunách na fakturu. Přímé náklady na materiál, tisk a skladování se pohybují kolem 11 korun na fakturu. Další náklady, které si často firmy neuvědomují jsou administrativní náklady související s třídením faktur, jejich skenováním, přípravou pro účetního, manažerského času, kdy jednotlivý manažeři musejí fakturu projít, zkontrolovat. Firmy si také neuvědomují náklady vznikají ztrátou dokumentů, další komunikací se dodavateli atd., hovoříme celkově až o 590 Kč za fakturu.
Spočítejte si kolik vás stojí zpracování jedné faktury v naší kalkulačce: ROI Kalkulačka
I když není digitalizace levnou a jednoduchou záležitostí pro malé firmy, utratí za své stávající řešení velmi podobné částky. Firmy, které si toto uvědomily, jsou mnohem otevřenější novým řešením - a to je přesně to, na čem pracujeme v Digitoo. Chcete vyzkoušet Digitoo bez závazku? Zaregistrujte se zdarma na našem webu www.digitoo.cz a začněte ho ihned používat. Neustále vylepšujeme Digitoo a můžete se stát součástí vývoje našeho produktu.
